Emma Budget

Software di budget allocation

Il managment di Estra non aveva uno strumento adeguato e moderno per la gestione del budget. Extendi, lavorando a stretto contatto con il cliente, ha ideato, disegnato e sviluppato Emma Budget per risolvere questo problema.

Emma Budget è un software che permette al management di avere una visione chiara e immediata del budget stanziato e del residuo. La sua dashboard mostra attraverso un'interfaccia di facile lettura come vengono progressivamente utilizzate le risorse e la differenza tra i costi stimati e i costi attualmente sostenuti.

Il sistema di Emma Budget evidenzia il budget per centri di costo. Ciascun centro di costo ha una serie di contratti correlati. I contratti sono costituiti dalla somma dei progetti correlati e all'interno dei progetti ci sono le singole attività. (Centro di costo > Contratti > Progetti > Attività singole). Emma Budget aggrega tutte le informazioni comunicando con tutti i sistemi di Estra.

Emma Suppliers

Software per l'inserimento dei fornitori e l'approvazione dei preventivi

Il processo di inserimento in anagrafica dei fornitori e l'approvazione dei preventivi usato da Estra era estremamente datato. La maggior parte delle attività veniva gestita via e-mail e con l'utilizzo massiccio di stampante e scanner, causando lo spreco di ore/uomo in attività a basso valore aggiunto.

Extendi ha sviluppato Emma Suppliers, un software per la gestione totale dei fornitori che consente la gestione delle directory dei fornitori e comprende flussi di automazione in fase di inserimento anagrafiche e approvazione dei preventivi.

Emma Suppliers ha al suo interno diverse gerarchie di utenti. Una volta censiti in anagrafica i fornitori possono caricare i preventivi sulla piattaforma. Questi possono quindi essere visualizzati e pre-approvati dai buyers per poi essere inviati alla direzione per l'approvazione finale. Alla fine del flusso i preventivi approvati vengono inviati in amministrazione per l'integrazione con il sistema centrale e l'archiviazione. Tutti i preventivi e le loro movimentazioni sono archiviati in cloud.

Emma Suppliers ha permesso a Estra di aumentare notevolmente la produttività e limitare l'errore umano.

Emma Sponsors

Software per il censimento e l'approvazione delle richieste di sponsor

A causa dell'enorme mole di richieste di sponsorizzazione che arrivavano ogni mese ad Estra, il management dell'azienda ha chiesto a Extendi di sviluppare una soluzione digitale che ne rendesse il processo di convalida e approvazione rapido e tracciabile. Nasce Emma Sponsors, un software intuitivo e facile da usare per la raccolta e la firma delle richieste di sponsorizzazione.

Tramite il portale Sponsor di Estra, il richiedente si registra compilando un modulo dettagliato con tutte le informazioni relative alla sponsorizzazione. Il dipartimento marketing di Estra può accedere alla piattaforma Emma Sponsors per esaminare le richieste di sponsorizzazione ricevute. Quando il marketing approva una richiesta, questa viene inviata automaticamente ad un area manager tramite Emma Sponsor. L'area manager che riceve la richiesta può decidere se accettarla o meno. Se la richiesta viene accolta, il modulo viene inviato per l'approvazione finale in direzione. Quando arriva l'approvazione finale, Emma Sponsor genera automaticamente una serie di documenti relativi all'accordo di sponsorizzazione e si integra con Emma Budget per andare a inserire la spesa a budget.

Emma Sponsor ha consentito a Estra di rendere il suo processo di approvazione delle sponsorizzazioni superveloce, affidabile e tracciato nei sistemi cloud.